Digital Post til fagforeningsmedlemmer – guide til effektiv udsendelse
Fagforeninger og medlemsorganisationer kommunikerer løbende med store medlemsskarer – om overenskomster, ydelser, a-kassesager og individuelle henvendelser. En del af denne kommunikation indeholder følsomme personoplysninger, og alt kommunikation skal nå frem til den rigtige modtager på det rigtige tidspunkt.
Digital Post er én af de kanaler, der giver dokumenterbar levering og understøtter GDPR-kravene til sikker kommunikation.
To typer kommunikation – to sæt regler
Fagforeningers brug af Digital Post falder i to kategorier med hvert sit regelsæt.
Kommunikation med myndigheder – Skat, kommuner, Arbejdstilsynet, ATP og øvrige offentlige aktører – sker via den fællesoffentlige Digital Post-infrastruktur. Her er fagforeningen som CVR-registreret organisation automatisk tilsluttet som modtager, og afsendelse til myndigheder sker via den officielle kanal.
Kommunikation med medlemmer sker via e-Boks eller mit.dk, forudsat at der er et aftalegrundlag med det enkelte medlem. De fleste fagforeninger etablerer dette som en del af indmeldelsesprocessen. Med et gyldigt grundlag kan fagforeningen sende direkte til medlemmets digitale postkasse – med kvittering og dokumentation for levering.
Hvad egner Digital Post sig til i en fagforening?
Digital Post og e-Boks/mit.dk egner sig særligt godt til kommunikation, hvor det er vigtigt at dokumentere afsendelse og levering. Det gælder blandt andet individuelle afgørelser og svar på a-kassesager, varsler og meddelelser om ændringer i ydelser, fremsendelse af dokumenter med juridisk indhold, kontingentopkrævninger og årsopgørelser, samt korrespondance i tvister med arbejdsgivere og myndigheder.
For generel medlemsinformation – nyhedsbreve, arrangementer og løbende nyheder – er e-mail typisk en lettere og mere fleksibel kanal.
Masseafsendelse og individuel dokumentation
Fagforeninger med mange tusinde medlemmer har behov for at sende Digital Post i større mængder – eksempelvis ved ændringer i overenskomster eller ved udsendelse af årsopgørelser. DPG understøtter masseafsendelse via Digital Post med automatisk CVR/CPR-validering for hvert enkelt forsendelse, så der ikke sendes til fritagne borgere eller forkerte modtagere.
Dokumentation for afsendelse og levering fastholdes automatisk som en del af historikken i Outlook, uden at sagsbehandleren skal hente kvitteringer i separate systemer.
Intern distribution af indgående post
Fagforeninger modtager også Digital Post fra myndigheder – eksempelvis vedrørende individuelle sager om dagpenge, sygedagpenge og arbejdsskader. Med DPG’s regelmotor kan denne post automatisk fordeles til rette sagsbehandler eller afdeling baseret på indhold eller afsender, frem for at lande i én fælles postkasse.
Når følsom medlemskommunikation kræver sikker Digital Post
Digital Post er en central del af fagforeningers og medlemsorganisationers sikre kommunikation – både i dialogen med myndigheder og i den individuelle kontakt med medlemmer.
Når overenskomster, ydelser og personfølsomme sager skal håndteres korrekt, dokumenteret og i overensstemmelse med GDPR, er det afgørende med en løsning, der understøtter både masseafsendelse, korrekt modtageridentifikation og effektiv intern fordeling.
Vil du høre mere om, hvordan DPG Sikker Post kan understøtte sikker Digital Post direkte fra Outlook – og gøre den daglige sagsbehandling både enklere og mere robust – er du velkomne til at kontakte os for en uforpligtende dialog.
Ofte stillede spørgsmål
CASE
Tryg og nem mailkommunikation hos Krifa
Som fagforening og a-kasse håndterer Krifa hver dag store mængder personfølsomme oplysninger.
Derfor har medlemmer, samarbejdspartnere og myndigheder en klar forventning om, at der er styr på sikkerheden. Læs, hvordan Krifa skaber tryg og nem medlemskommunikation med DPG Sikker Post.
Gør Digital Post til en naturlig del af Outlook
Kontakt os via formularen, giv os et ring på tlf. 70 20 62 80 eller e-mail os på salg@sikker-post.dk og vi hjælper dig i mål med Digital Post.