Digital Post til medarbejdere og HR – hvornår er det relevant?
HR-afdelinger sender løbende dokumenter med juridisk indhold til medarbejdere: lønsedler, ansættelseskontrakter, advarsler, ophørsdokumentation og ferieafregninger. For mange af disse dokumenter er det ikke ligegyldigt, hvornår de anses for modtaget – og hvem der kan dokumentere det.
Digital Post giver HR-afdelinger en kanal, der løser begge problemer på én gang.
Hvornår er retsvirkning afgørende for HR?
Ikke alle HR-dokumenter kræver dokumenteret levering. Et nyhedsbrev om personalegoder eller en invitation til firmafest kan sagtens sendes som almindelig mail.
Men en række dokumenter er anderledes. En advarsel, der danner grundlag for en senere afskedigelse, skal kunne dokumenteres som modtaget. Et opsigelsesvarsel tæller fra det tidspunkt, det er kommet frem til medarbejderen. En kontrakt med ændrede vilkår bør have et klart tidsstempel for levering.
Her giver Digital Post, e-Boks og mit.dk noget, almindelig mail ikke kan: dokumenterbar levering med retsvirkning fra leveringstidspunktet.
Digital Post til medarbejdere – hvad kræver det?
Medarbejdere er som privatpersoner tilsluttet Digital Post. For at sende til dem via e-Boks eller mit.dk skal der være et aftalegrundlag – typisk etableret som en del af ansættelsesaftalen. Det kan formuleres som en accept af digital kommunikation i ansættelsesbrevet.
Virksomheder der ønsker at sende til medarbejderes e-Boks-postkasse etablerer dette enten som del af onboarding-processen eller ved eksplicit samtykke. Har du dette på plads, kan HR-afdelingen sende direkte fra Outlook med automatisk CPR-validering og kvittering for levering.
Lønsedler – stadig et specielt tilfælde
Lønsedler er underlagt særlige regler. Mange virksomheder håndterer dem via lønsystemer som Dataløn, Lessor eller SAP, der har egne direkte integrationer til e-Boks eller mit.dk.
For de resterende HR-dokumenter, der håndteres manuelt eller semi-manuelt i Outlook – fx advarsler, ansættelseskontrakter, ophørsdokumentation og individuel juridisk korrespondance – kan sendes via Digital Post direkte fra DPG Sikker Post i Outlook, som fungerer som integrationsplatform mellem Outlook, sikker mail og Digital Post.
Sammenligning: hvornår Digital Post, hvornår krypteret mail?
Begge kanaler kan bruges til fortrolig HR-kommunikation. Forskellen er primært dokumentation og retsvirkning.
Krypteret mail sikrer, at indholdet ikke kan læses af uvedkommende undervejs – men giver ikke automatisk dokumentation for, at modtageren har modtaget beskeden. Digital Post og e-Boks/mit.dk giver leverings- og tilgængeligheds-kvittering med retsvirkning.
For HR-dokumenter med juridiske konsekvenser er Digital Post derfor en stærkere kanal. For løbende fortrolig kommunikation – lønforhandlinger, MUS-forberedelse, helbredsoplysninger – er krypteret mail typisk tilstrækkeligt og mere fleksibelt.
Når din kommunikation med dine medarbejdere kræver sikker Digital Post
Digital Post er en central kanal i HR’s kommunikation – både i kontakten med medarbejdere og i håndteringen af personfølsomme og juridiske forhold ud mod fx offentlige myndigheder.
Når ansættelsesvilkår, advarsler og sygegodtgørelse skal håndteres korrekt, dokumenteret og i overensstemmelse med GDPR, stiller det krav til både sikkerhed, sporbarhed og en effektiv arbejdsgang i hverdagen.
Vil du høre mere om, hvordan DPG Sikker Post kan understøtte sikker afsendelse via Digital Post direkte fra Outlook – og samtidig gøre HR’s daglige arbejde mere enkelt og robust – er du velkommen til at kontakte os for en uforpligtende dialog.
Ofte stillede spørgsmål
Gør Digital Post til en naturlig del af Outlook
Kontakt os via formularen, giv os et ring på tlf. 70 20 62 80 eller e-mail os på salg@sikker-post.dk og vi hjælper dig i mål med Digital Post.