Digital Post til kommuner – krav, workflow og effektivisering
Kommuner er blandt de største afsendere og modtagere af Digital Post i Danmark. Afgørelser, opkrævninger, indkaldelser og svar på borgerhenvendelser sendes dagligt via Digital Post – og indgående post fra borgere, andre kommuner og statslige myndigheder kræver løbende behandling og distribution.
Det gør Digital Post til et driftskritisk system for kommunerne, og gør effektiv håndtering til et direkte spørgsmål om serviceniveau og retssikkerhed.
Kommunens lovpligtige afsenderrolle
Som offentlig myndighed er kommunen forpligtet til at bruge Digital Post som primær kanal i kommunikationen med borgere og virksomheder. Det følger af lov om Digital Post fra offentlige afsendere, og kommunen er som udgangspunkt berettiget til at sende alle typer afgørelser og meddelelser digitalt til tilsluttede borgere.
Undtagelsen er borgere, der er fritaget fra Digital Post. Kommunen skal have processer på plads for at identificere disse borgere og sikre fysisk fremsendelse til dem. Læs mere om reglerne for fritagelse og retsvirkning.
Den praktiske udfordring – volumen og distribution
En mellemstor kommune kan modtage hundredvis af Digital Post-beskeder dagligt fra borgere, statslige myndigheder og andre kommuner. Uden automatisk distribution ender disse i én eller få fællespostkasser, der kræver manuel gennemgang og viderefordeling.
Det skaber flaskehalse i sagsbehandlingen, øger risikoen for tabte frister og gør det vanskeligt at give borgerne rettidig service.
Med DPG’s regelmotor distribueres indgående Digital Post automatisk baseret på indhold, afsender og emne – direkte til rette fag-afdeling eller sagsbehandler. Post om ejendomsskatter går til ejendomsbeskatning, post fra Udbetaling Danmark til ydelsescentret, og borgerhenvendelser om sociale ydelser til socialforvaltningen. Se nærmere på DPG’s Regelmotor.
Integration med eksisterende fagsystemer
Mange kommuner benytter fagsystemer til sagsbehandling. DPG Sikker Post kan konfigureres til at levere indgående Digital Post direkte til dedikerede postkasser, der tilgås af fag-systemet, så post ikke behøver at gå igennem manuelle mellemtrin.
Det giver en fuldt digitaliseret og sporbar sagskæde fra modtagelse til afslutning – og understøtter kommunens dokumentationskrav i henhold til forvaltningsloven og GDPR.
Læs mere om, hvordan vi hjælper danske Kommuner med sikker e-mail og Digital Post.
Udgående Digital Post – afgørelser med retsvirkning
Når en kommune sender en afgørelse via Digital Post, har beskeden retsvirkning fra leveringstidspunktet – uanset om borgeren åbner den. Det stiller krav til at kommunen kun sender til borgere, der er tilsluttet, og at der er tydelig dokumentation for afsendelsestidspunktet.
DPG’s CPR-validering verificerer borgerens identitet inden afsendelse og sikrer, at post ikke sendes til forkert modtager. Kvittering for afsendelse og levering fastholdes automatisk.
Effektiv sagsbehandling og bedre borgerservice med sikker Digital Post i Outlook
Digital Post er et driftskritisk omdrejningspunkt for kommuner – med direkte betydning for service, sagsbehandling og retssikkerhed.
Med automatiseret distribution, integration til fagsystemer og dokumenteret afsendelse kan arbejdsgange effektiviseres og risiko minimeres.
Kontakt os, hvis du vil høre mere om, hvordan DPG Sikker Post kan hjælpe jer med sikker og effektiv håndtering af Digital Post direkte fra Outlook.
Ofte stillede spørgsmål
CASE
Stabil, brugervenlig og sikker mail i Thisted Kommune
Med knap 43.000 indbyggere fordelt over et stort geografisk område og med begrænset mandskab er det afgørende for Thisted Kommunes IT-afdeling at udnytte tid, ressourcer og infrastruktur optimalt.
Læs hvordan Thisted kommune har fået en sikker mailløsning, der lever op til både tekniske krav og daglige behov.
Gør Digital Post til en naturlig del af Outlook
Kontakt os via formularen, giv os et ring på tlf. 70 20 62 80 eller e-mail os på salg@sikker-post.dk og vi hjælper dig i mål med Digital Post.