Digital signering af mail til advokater
Advokater sender hver dag e-mails med aftaler, kontrakter, juridiske vurderinger og andre oplysninger, hvor modtageren skal kunne stole på både afsenderen og indholdet. Hvis der opstår tvivl om en mails ægthed, kan det få betydning for både klientrelationen og den efterfølgende sagsbehandling.
Digital signering gør det muligt at dokumentere, at en e-mail stammer fra den angivne afsender, og at indholdet ikke er blevet ændret efter afsendelsen. Sammen med mailkryptering giver det en mere sikker og troværdig digital kommunikation mellem advokat og klient.
Hvorfor er afsenderens identitet vigtig?
Advokatbranchen er afhængig af tillid.
Klienter skal kunne have tillid til, at en e-mail faktisk kommer fra deres advokat, og samarbejdspartnere skal kunne stole på instrukser, aftaler og dokumenter, der modtages digitalt.
Samtidig er advokatfirmaer attraktive mål for phishing og Business Email Compromise (BEC), hvor svindlere forsøger at udgive sig for at være en betroet afsender.
Digital signering gør det væsentligt lettere for modtageren at verificere, at en e-mail er ægte.
Situationer hvor digital signering skaber værdi
| Situation | Fordel ved digital signering |
|---|---|
| Fremsendelse af kontrakter | Dokumenterer afsenderens identitet |
| Kommunikation med klienter | Skaber større tillid til e-mailen |
| Korrespondance med domstole og myndigheder | Understøtter sikker digital kommunikation |
| Samarbejde med banker og revisorer | Reducerer risikoen for falske e-mails |
| Interne godkendelser | Dokumenterer, hvem der har sendt beskeden |
Digital signering beskytter ikke fortroligheden
En digital signatur gør ikke indholdet hemmeligt.
Hvis en e-mail indeholder personoplysninger, fortrolige klientoplysninger eller andre følsomme data, bør den også være krypteret.
Derfor vælger mange advokatfirmaer at kombinere digital signering og mailkryptering, så de både dokumenterer afsenderens identitet og beskytter indholdet mod uvedkommende.
En naturlig del af Outlook og Microsoft 365
Mange advokatfirmaer arbejder allerede i Outlook og Microsoft 365.
Når digital signering integreres i den eksisterende mailplatform, kan medarbejderne sende signerede e-mails uden at ændre deres arbejdsgange. Det gør løsningen nem at anvende i en travl hverdag, hvor sikkerhed ikke må være en hindring for effektiv sagsbehandling.
Hvilken rolle spiller S/MIME?
S/MIME er den standard, der typisk anvendes til digital signering af e-mail.
Et S/MIME-certifikat gør det muligt for modtagerens mailprogram at verificere afsenderens identitet og kontrollere, at mailen ikke er blevet ændret undervejs.
Det er den samme teknologi, der også kan bruges til at kryptere e-mails, når kommunikationen indeholder fortrolige oplysninger.
Digital signering understøtter god klientkommunikation
Digital signering erstatter ikke advokatens juridiske ansvar eller de krav, der gælder for behandling af fortrolige oplysninger. Den bidrager derimod til en mere troværdig digital kommunikation ved at gøre det lettere for klienter og samarbejdspartnere at verificere afsenderens identitet.
Sammen med sikre arbejdsgange og mailkryptering er digital signering en vigtig del af en moderne kommunikationsløsning for advokatbranchen.
Styrk tilliden til jeres digitale klientkommunikation
Når klienter modtager en e-mail fra jeres advokatfirma, skal de kunne have tillid til, at den kommer fra den rette afsender.
Med DPG Sikker Post kan digital signering og mailkryptering integreres direkte i Outlook og Microsoft 365, så sikker kommunikation bliver en naturlig del af sagsbehandlingen.
Ofte stillede spørgsmål
Klar til sikker e-mail kommunikatin? Tal med en af vores specialister.
Kontakt os via formularen, giv os et ring på tlf. 70 20 62 80 eller e-mail os på salg@sikker-post.dk og vi hjælper dig i mål med sikker e-mail kommunikation.