Digital signering af mail til HR
HR-afdelinger håndterer hver dag e-mails med ansættelseskontrakter, lønforhold, advarsler, opsigelser, sygefravær og andre følsomme medarbejderoplysninger. Når kommunikationen foregår digitalt, er det vigtigt, at modtageren kan stole på, at beskeden faktisk kommer fra virksomheden.
Digital signering dokumenterer afsenderens identitet og gør det muligt at kontrollere, at e-mailens indhold ikke er blevet ændret efter afsendelsen. Det skaber større tillid til HR-kommunikationen og reducerer risikoen for misforståelser eller identitetssvindel.
Hvorfor er tillid afgørende i HR-kommunikation?
Mange HR-beskeder har stor betydning for den enkelte medarbejder.
Det gælder eksempelvis:
- ansættelsesbreve
- ændringer i ansættelsesvilkår
- lønrelaterede oplysninger
- advarsler og opsigelser
- kommunikation om sygefravær eller trivsel
Hvis medarbejderen bliver usikker på, om en e-mail er ægte, kan det skabe unødig usikkerhed og forsinke vigtige processer.
Digital signering gør det lettere at verificere afsenderen og styrker troværdigheden i kommunikationen.
Typiske anvendelser
| Situation | Fordel ved digital signering |
|---|---|
| Ansættelseskontrakter | Dokumenterer afsenderens identitet |
| Opsigelser og advarsler | Skaber større tillid til kommunikationen |
| Løn- og personaleoplysninger | Gør afsenderen lettere at verificere |
| Kommunikation med ledere | Reducerer risikoen for falske e-mails |
| Dialog med eksterne kandidater | Understøtter virksomhedens troværdighed |
Digital signering erstatter ikke mailkryptering
Digital signering viser, hvem der har sendt en e-mail, men beskytter ikke indholdet mod uvedkommende.
Når HR sender personoplysninger eller andre fortrolige oplysninger, bør e-mailen derfor også krypteres. Kombinationen af digital signering og mailkryptering giver både dokumentation og fortrolighed.
En løsning, der passer ind i HR's arbejdsgange
HR arbejder ofte under tidspres og på tværs af mange processer. Derfor skal sikker kommunikation være enkel at anvende.
Ved at integrere digital signering direkte i Outlook og Microsoft 365 kan medarbejderne sende signerede e-mails uden at ændre deres daglige arbejdsgange. Det reducerer behovet for ekstra systemer og gør sikker kommunikation til en naturlig del af HR's arbejde.
S/MIME som teknologien bag
Digital signering bygger typisk på S/MIME-certifikater.
Når en HR-medarbejder sender en signeret e-mail, kan modtagerens mailprogram automatisk kontrollere certifikatet og bekræfte, at beskeden kommer fra den angivne afsender.
Hvis e-mailen også krypteres, anvendes den samme teknologi til at beskytte indholdet mod uvedkommende.
En del af virksomhedens compliance
HR er ofte ansvarlig for behandling af personoplysninger og anden fortrolig information.
Digital signering kan være en del af virksomhedens samlede sikkerhedsforanstaltninger ved at styrke tilliden til den digitale kommunikation. Sammen med mailkryptering, klare procedurer og korrekt håndtering af persondata bidrager den til en mere sikker og professionel kommunikation.
Gør sikker HR-kommunikation til en naturlig del af arbejdsgangene
HR-kommunikation skal være både professionel, troværdig og sikker.
Med DPG Sikker Post kan digital signering og mailkryptering integreres direkte i Outlook og Microsoft 365, så medarbejderne kan sende sikre e-mails uden at ændre deres daglige arbejdsgange.
Ofte stillede spørgsmål
Klar til sikker e-mail kommunikatin? Tal med en af vores specialister.
Kontakt os via formularen, giv os et ring på tlf. 70 20 62 80 eller e-mail os på salg@sikker-post.dk og vi hjælper dig i mål med sikker e-mail kommunikation.