Hvornår skal HR sende krypteret mail?
HR-afdelinger håndterer store mængder følsomme oplysninger hver eneste dag. Ansættelseskontrakter, sygemeldinger, lønoplysninger, advarsler og personalesager sendes ofte via e-mail mellem medarbejdere, ledere, kandidater og eksterne samarbejdspartnere.
Det betyder samtidig, at HR er et af de områder i organisationen, hvor risikoen for fejludsendelser og databrud typisk er høj. Mange HR-processer foregår direkte i Outlook og Microsoft 365, hvor medarbejdere arbejder hurtigt og håndterer mange dokumenter samtidig.
Krypteret mail bruges derfor i stigende grad som en integreret del af moderne HR-kommunikation.
Hvorfor er HR særligt følsomt?
HR håndterer oplysninger, som både er personlige og fortrolige. Selv mindre fejl kan få store konsekvenser for medarbejdere og organisationer.
Problemerne opstår ofte i helt almindelige arbejdsgange. En kontrakt sendes til forkert modtager. En sygemelding videresendes ukrypteret. En leder sender følsomme oplysninger via almindelig mail uden at tænke over sikkerhedsniveauet.
Samtidig stiller GDPR krav om passende sikkerhedsforanstaltninger ved behandling af personoplysninger. Derfor skal organisationer kunne dokumentere, at sikkerheden passer til typen af oplysninger og risikoen ved behandlingen.
Hvilke HR-oplysninger kræver særlig beskyttelse?
I HR er der mange typer oplysninger, som kræver et højere sikkerhedsniveau.
Det gælder blandt andet:
- CPR-numre
- løn- og ansættelsesforhold
- sygemeldinger og helbredsoplysninger
Det gælder også personalesager, advarsler, opsigelser og anden fortrolig medarbejderkommunikation, hvor uvedkommende ikke må kunne få adgang til indholdet.
Hvornår er transportkryptering ikke nok?
Mange organisationer bruger allerede TLS-kryptering som standard i deres mailsystemer. Det beskytter forbindelsen mellem mailservere under transport, men beskytter ikke nødvendigvis selve mailindholdet hos modtageren.
Ved følsomme HR-oplysninger vurderer mange organisationer derfor, at almindelig transportkryptering alene ikke er tilstrækkeligt.
Det gælder særligt ved:
- personalesager
- helbredsoplysninger
- kontrakter og advarsler
Her vælger mange virksomheder at kombinere TLS med løsninger som S/MIME, Microsoft Purview Message Encryption eller Digital Post afhængigt af typen af kommunikation og behovet for dokumentation.
Sikker HR-kommunikation i Outlook
For de fleste HR-afdelinger foregår næsten al kommunikation direkte i Outlook og Microsoft 365. Derfor fungerer sikker mail bedst, når medarbejderne kan sende sikkert uden at arbejde i separate systemer eller huske manuelle sikkerhedsprocedurer.
Når krypteret mail integreres direkte i Outlook, bliver sikker kommunikation en naturlig del af HR-processerne. Det reducerer risikoen for fejl og gør det lettere at håndtere følsomme oplysninger korrekt i praksis.
Mange organisationer arbejder samtidig med automatisering af sikker kommunikation, så valg af sikker kanal sker automatisk afhængigt af typen af oplysninger.
Hvornår giver Digital Post mening i HR?
Krypteret mail og Digital Post bruges ofte side om side i HR-afdelinger. Krypteret mail bruges typisk til løbende fortrolig dialog med medarbejdere og kandidater, mens Digital Post ofte bruges ved dokumenter og meddelelser, hvor dokumentation for levering er vigtig.
Det kan eksempelvis være:
- ansættelseskontrakter
- advarsler
- opsigelser
Mange organisationer kombinerer derfor begge løsninger direkte i Outlook og Microsoft 365 afhængigt af typen af kommunikation.
Hvordan gør virksomheder sikker HR-kommunikation praktisk i hverdagen?
I praksis handler sikker HR-kommunikation sjældent kun om teknologi. Det handler om at sikre, at medarbejdere håndterer persondata ensartet og korrekt på tværs af organisationen.
Hvis sikker mail kræver ekstra trin eller separate systemer, opstår der hurtigt variation i medarbejdernes praksis. Derfor arbejder mange virksomheder med at integrere sikker kommunikation direkte i de eksisterende HR-workflows og automatisere valg af sikker kanal så meget som muligt.
Målet er at gøre sikker kommunikation enkel nok til at fungere i en travl hverdag – også når HR håndterer mange samtidige sager.
Vil I gøre sikker HR-kommunikation enklere i Outlook?
DPG Sikker Post integrerer krypteret mail og Digital Post direkte i Microsoft 365, så HR-afdelinger kan håndtere følsomme oplysninger sikkert uden separate systemer eller manuelle arbejdsgange.
Ofte stillede spørgsmål
Klar til sikker mail? Tal med en af vores specialister.
Kontakt os via formularen, giv os et ring på tlf. 70 20 62 80 eller e-mail os på salg@sikker-post.dk og vi hjælper dig i mål med krypteret mail.