Krypteret mail – sikker mail i Outlook og Microsoft 365
Krypteret mail beskytter e-mails og vedhæftede filer mod uautoriseret adgang. Virksomheder, kommuner og organisationer bruger mailkryptering til at sende følsomme oplysninger sikkert via Outlook og Microsoft 365 — og samtidig understøtte GDPR og sikker digital kommunikation.
Samtidig er e-mail stadig et af de vigtigste værktøjer i den daglige kommunikation. Kontrakter, personoplysninger, patientdata, personalesager og fortrolige dokumenter sendes hver dag mellem medarbejdere, kunder, borgere og samarbejdspartnere.
Derfor er sikker mail ikke længere kun et teknisk spørgsmål. Det handler også om compliance, arbejdsgange og tillid.
Denne guide forklarer, hvordan krypteret mail fungerer, hvilke typer mailkryptering der findes, hvornår kryptering er relevant, og hvordan organisationer arbejder med sikker mail direkte i Outlook og Microsoft 365.
Hvad er krypteret mail?
Krypteret mail betyder, at indholdet i en e-mail beskyttes ved hjælp af kryptering, så uvedkommende ikke kan læse beskeden.
Når en mail krypteres, omdannes indholdet til en krypteret datastrøm, som kun autoriserede modtagere kan dekryptere og læse.
Formålet er at beskytte:
- personoplysninger
- fortrolige dokumenter
- følsomme forretningsoplysninger
Krypteret mail bruges derfor bredt i organisationer, der arbejder med GDPR, compliance og sikker digital kommunikation.
Hvordan fungerer mailkryptering?
Der findes flere forskellige former for mailkryptering, og de beskytter kommunikationen på forskellige niveauer.
TLS-kryptering beskytter forbindelsen mellem mailsystemer under transport. Det betyder, at kommunikationen ikke uden videre kan aflæses undervejs mellem mailservere.
S/MIME fungerer anderledes. Her krypteres selve mailindholdet, så kun den tiltænkte modtager kan læse beskeden.
Microsoft 365 understøtter flere former for sikker mail, herunder:
- TLS
- S/MIME
- Microsoft Purview Message Encryption
Mange organisationer kombinerer flere teknologier afhængigt af typen af kommunikation og kravene til sikkerhed. Læs mere om sikker mail i Microsoft 365.
Vil du forstå de enkelte krypteringsformer i dybden? Download e-bogen om krypteringsformer — S/MIME, Tunnelmail, TLS og OME.
Er almindelig mail sikker nok?
Mange moderne mailsystemer bruger allerede TLS automatisk. Det giver en grundlæggende beskyttelse under transport mellem systemer.
Men TLS beskytter ikke nødvendigvis selve mailindholdet hos modtageren.
Ved følsomme personoplysninger vurderer mange organisationer derfor, at almindelig transportkryptering alene ikke er tilstrækkeligt.
Det gælder særligt ved:
- patientdata
- personalesager
- juridiske dokumenter
Her vælger mange virksomheder at kombinere TLS med stærkere kryptering eller sikre kommunikationskanaler som Digital Post.
Hvad er forskellen på TLS og S/MIME?
TLS og S/MIME bruges begge til mailsikkerhed, men teknologierne beskytter forskellige dele af kommunikationen.
| TLS | S/MIME | |
|---|---|---|
| Hvad beskyttes? | Forbindelsen mellem systemer | Selve mailindholdet |
| Hvornår er mailen krypteret? | Under transport | Hele vejen til modtageren |
| End-to-end-beskyttelse | Nej | Ja |
| Kræver certifikater? | Normalt nej | Ja |
| Typisk brug | Standard mailsikkerhed | Følsomme oplysninger |
| Understøttes i Outlook? | Ja | Ja |
TLS fungerer som en sikker transportvej mellem systemer. S/MIME fungerer mere som en låst kuvert, hvor kun modtageren har nøglen.
Krypteret mail i Outlook og Microsoft 365
For mange organisationer er Outlook centrum for den daglige kommunikation. Derfor fungerer sikker mail bedst, når krypteringen integreres direkte i eksisterende arbejdsgange.
Når medarbejdere kan sende krypteret mail direkte fra Outlook, reduceres risikoen for fejl og omgåelse af sikkerhedsprocedurer.
Mange organisationer arbejder samtidig med:
- automatisering af sikker mail
- klassificering af følsomme oplysninger
- integration med Digital Post
Målet er at gøre sikker kommunikation lettere at bruge korrekt i praksis.
Hvornår giver Digital Post mening?
Krypteret mail og Digital Post bruges ofte side om side.
Krypteret mail bruges typisk til løbende sikker dialog og fleksibel kommunikation. Digital Post bruges derimod ofte ved kommunikation med myndigheder eller situationer, hvor dokumentation for levering er vigtig.
Det kan eksempelvis være:
- afgørelser
- kontrakter
- meddelelser med frister
Mange organisationer kombinerer derfor begge løsninger direkte i Outlook og Microsoft 365.
Hvem bruger krypteret mail?
Behovet for sikker mail er særligt højt i organisationer, der håndterer følsomme oplysninger som en del af deres daglige arbejde.
Det gælder blandt andet:
Men også HR-afdelinger, fagforeninger og private virksomheder arbejder i stigende grad med krypteret mail som en integreret del af deres digitale kommunikation.
Hvorfor handler sikker mail også om arbejdsgange?
Mange sikkerhedsproblemer opstår ikke fordi organisationer mangler teknologi, men fordi sikre arbejdsgange bliver for komplekse i praksis.
Hvis medarbejdere skal arbejde i særskilte portaler eller manuelt vælge sikkerhedsniveauer for hver mail, øges risikoen for fejl hurtigt.
Derfor arbejder mange organisationer med at integrere sikker mail direkte i Outlook og automatisere valg af sikker kanal så meget som muligt.
Målet er at gøre sikker kommunikation til en naturlig del af arbejdsdagen.
Ofte stillede spørgsmål
Beskyt din virksomhed med krypteret mail
Implementer sikker post og beskyt dine følsomme oplysninger mod cybertrusler.
Kontakt os på tlf. 70 20 62 80 eller e-mail salg@sikker-post.dk og få mere at vide om, hvordan vores løsninger kan hjælpe dig med at overholde lovgivningen og sikre din virksomheds omdømme.