Hvornår må du sende Digital Post til borgere?
Udgangspunktet er enkelt. Alle borgere over 15 år med bopæl eller fast ophold i Danmark er tilsluttet Digital Post og forpligtet til at modtage post fra offentlige myndigheder digitalt. Det betyder, at offentlige afsendere som udgangspunkt altid kan sende Digital Post – men der er undtagelser, og de har praktiske konsekvenser for din organisation.
Denne artikel gennemgår hvornår du må sende, hvem der er fritaget, hvad der sker juridisk ved afsendelse, og hvad du som privat virksomhed skal vide om reglerne.
Hvem er tilsluttet Digital Post?
I følge lovbekendtgørelse nr. 686 af 15. april 2021, har alle offentlige myndigheder ret til at sende meddelelser og dokumenter digitalt til borgere og virksomheder, der er tilsluttet Digital Post-løsningen.
Tilslutningen er bred. Fysiske personer på 15 år eller derover med bopæl eller fast ophold i Danmark skal tilsluttes Digital Post, og juridiske enheder med et CVR-nummer skal ligeledes tilsluttes.
For virksomheders vedkommende sker tilslutningen automatisk. Når nye virksomheder registreres i CVR-registret, bliver de automatisk tilmeldt Digital Post fra det offentlige. De første 12 dage gælder en karensperiode, hvor myndigheder ikke kan sende Digital Post.
Som afsendender via Digital Post behøver du altså ikke verificere om en borger eller virksomhed er tilsluttet – det er de per definition, medmindre de er fritaget.
Hvem er fritaget – og hvad betyder det for dig som afsender?
Fritagelsesreglerne adskiller sig for borgere og virksomheder.
Borgere
Borgere, der ikke er i stand til at modtage Digital Post, kan blive fritaget, hvis de lever op til mindst ét fritagelseskriterium. Psykisk nedsat funktionsevne, fysisk nedsat funktionsevne, ingen adgang til computer, smartphone eller tablet, registreret som udrejst af Danmark, eller ikke længere registreret med fast bopæl eller opholdssted i Danmark.
Fritagelse for Digital Post gælder kun post fra det offentlige – ikke post fra private virksomheder, som borgeren modtager i mit.dk eller e-Boks. Det er en vigtig distinktion. Sender du som privat virksomhed via e-Boks eller mit.dk, er fritagelsen irrelevant for dig.
Virksomheder
En virksomhed kan kun fritages fra Digital Post, hvis den ikke kan få en internetforbindelse på 512 kbit, eller hvis virksomhedsejeren eller en ledelsesrepræsentant er handicappet eller indsat i fængsel, og ingen andre i virksomheden kan administrere Digital Post. En fritagelse gælder i en periode på højest to år og udløber altid den 1. november i udløbsåret.
Fritagelse for virksomheder er med andre ord en snæver undtagelse. For de fleste organisationer er det i praksis sikkert at antage, at modtageren er tilsluttet.
Hvad er den juridiske retsvirkning af Digital Post?
Det er væsentligt at forstå, hvornår en Digital Post-besked juridisk set er “leveret” – særligt ved beskeder med frister eller retsvirkninger.
Meddelelser sendt digitalt har samme retsvirkning som post sendt fysisk og gælder fra det øjeblik, hvor meddelelsen er tilgængelig for borgeren i en platform til Digital Post – fx borger.dk, virk.dk, Digital Post-appen, e-Boks eller mit.dk.
Den digitale post betragtes som “læst”, når den er kommet ind i den digitale postkasse – også selvom modtageren ikke har åbnet den. Det fritager som udgangspunkt ikke fra ansvar, at man ikke har læst sin digitale post, uanset årsag.
For afsendende organisationer betyder det, at du ved afsendelse via Digital Post har dokumenterbar levering med retsvirkning fra leveringstidspunktet – uden at skulle bevise, at modtageren faktisk har læst beskeden.
Reglerne for private virksomheder som afsendere
Private virksomheder er ikke underlagt den samme lov som offentlige myndigheder. Du kan sende via e-Boks og mit.dk til borgere, men det kræver at borgeren har accepteret at modtage post fra dig som afsender.
Du kan som udgangspunkt selv til- og fravælge hvilke private virksomheder du ønsker at modtage digital post fra. Tilmelding kan dog ske indirekte – fx via en netbanksaftale.
Det betyder i praksis, at du, som privat virksomhed skal have et aftalegrundlag med modtageren for at kunne sende via e-Boks eller mit.dk. Har du det, er kanalen stærk – med en dækningsgrad på over 90% blandt danske borgere er det en stærk kanal for virksomheder at benytte.
Praktiske konsekvenser for din organisation
Offentlige myndigheder kan sende Digital Post til alle tilsluttede borgere og virksomheder uden yderligere forudsætninger – men skal have processer på plads til at håndtere de fritagne.
Private virksomheder kan bruge e-Boks og mit.dk som afsendelseskanal, forudsat der er et kundeforhold eller tilsagn fra modtageren. Det er ikke en kanal du bruger til kold kommunikation.
For HR-afdelinger, der sender lønsedler, kontrakter eller advarsler til medarbejdere via Digital Post har beskeden retsvirkning fra leveringstidspunktet, uanset om medarbejderen åbner den.
Advokater og juridiske afdelinger bør bemærke, at Digital Post til en fritaget borger ikke erstatter kravet om fysisk fremsendelse – afsender har ansvar for at verificere modtagerens status ved retsligt kritiske beskeder.
Vil du sende Digital Post direkte fra Outlook – med fuld dokumentation for levering?
Har du fået lyst til at gøre håndteringen af Digital Post enklere og mere sammenhængende i hverdagen, er DPG løsningen værd at se nærmere på.
Med DPG Sikker Post kan du sende Digital Post direkte fra Outlook – i det miljø, du allerede arbejder i. Det betyder mindre skift mellem systemer, mere ensartede arbejdsgange og en løsning, der understøtter sikker og korrekt kommunikation med borgere direkte fra din mailklient.
Ofte stillede spørgsmål
Gør Digital Post til en naturlig del af Outlook
Kontakt os via formularen, giv os et ring på tlf. 70 20 62 80 eller e-mail os på salg@sikker-post.dk og vi hjælper dig i mål med Digital Post.