Send Digital Post direkte fra Outlook – sådan fungerer det

De fleste virksomheder kommunikerer med det offentlige via Digital Post – men mange gør det stadig ved at logge ind på en separat portal, downloade dokumenter manuelt og besvare post uden for de systemer, medarbejderne i øvrigt arbejder i. Det koster tid, og det øger risikoen for at vigtige beskeder overses.

Med en Outlook-integration håndteres Digital Post direkte fra den mail-klient, din organisation allerede bruger. Denne artikel forklarer, hvad der teknisk er på spil, hvordan workflows ændrer sig i praksis, og hvad du skal vide inden I går i gang.

Problemet med den traditionelle tilgang

Virksomheder, der modtager Digital Post via virk.dk eller en separat portal, støder typisk på de samme udfordringer.

Post lander i en postkasse, som kun bestemte medarbejdere har adgang til. Beskeder fra Skat, domstole eller styrelser bliver opdaget for sent — eller overset helt. Opfølgning kræver manuelle mellemtrin: login, download, viderefordeling. Der opstår ingen naturlig registrering af hvem der har set og behandlet hvad.

Jo større organisationen er, desto mere mærkbar er denne friktion.

Hvad Outlook-integration konkret ændrer

Når Digital Post integreres i Outlook via DPG Sikker Post, sker der tre ting:

Indgående Digital Post lander i Outlook på samme måde som al anden mail. Medarbejderne behøver ikke skifte system eller huske at tjekke en ekstern portal. Post fra myndigheder indgår i den normale arbejdsdag.

Udgående Digital Post sendes fra Outlook. I stedet for at oprette en besked i et separat system vælger afsenderen Digital Post som kanal direkte fra Outlook — præcis som man vælger krypteret mail eller almindelig mail. Inden afsendelse valideres modtagerens identitet automatisk via opslag i CVR- og CPR-registrene, så posten rammer den rigtige. Du kan læse mere om hvordan valideringen fungerer på siden om CVR- og CPR-validering.

Distribution sker automatisk. Via DPG’s regelmotor kan indgående Digital Post fordeles til rette afdeling eller postkasse baseret på indhold, afsender eller emne — uden manuel sortering. En besked fra Skat går til økonomi, en indkaldelse fra retten går til juridisk. Se hvordan reglerne konfigureres på siden om DPG Regelmotor.

Det er ikke en ny arbejdsgang. Det er den eksisterende arbejdsgang, udvidet med Digital Post som kanal.

Hvad kræver det teknisk?

Integration med Digital Post via Outlook kræver ikke ny hardware og ingen parallel infrastruktur. DPG Sikker Post integrerer i eksisterende Microsoft-miljø og administreres via Exchange og Active Directory.

I praksis tilføjes to nye funktioner til Outlook for de relevante brugere:

  • En funktion til sikker mail – krypteret og signeret korrespondance med private modtagere.
  • En funktion til Digital Post – afsendelse og modtagelse via den fællesoffentlige løsning, herunder e-Boks og mit.dk.

Begge funktioner styres fra den samme Outlook-klient. IT-opsætningen følger de strukturer, organisationen allerede bruger til brugerstyring og adgangskontrol.
Vil du se den fulde løsningsbeskrivelse og hvad DPG dækker, finder du den her: Digital Post – løsningsoversigt.

Hvem har typisk brug for denne integration?

Outlook-integration til Digital Post er relevant for alle organisationer, der regelmæssigt kommunikerer med det offentlige og har mere end ét par hænder, der håndterer den kommunikation.

Det gælder særligt organisationer, hvor Digital Post fordeles til flere afdelinger – advokater der modtager fra domstole, kommuner der sender til borgere, virksomheder med løbende kontakt til styrelser og skattemyndigheder, og fagforeninger der kommunikerer med det offentlige på vegne af medlemmer.

For mindre organisationer med et enkelt login og begrænset volumen er gevinsten mere beskeden. For alle andre er den betydelig.

Vil I håndtere Digital Post direkte fra Outlook?

DPG Sikker Post håndterer ikke kune Digital Post, men samler jeres digitale kommunikation i én samlet integrationsplatform, hvor Outlook er omdrejningspunktet.

I stedet for at arbejde i flere portaler og løsninger, binder DPG Sikker Post Digital Post, e-Boks og mit.dk sammen. Det betyder, at I kan sende og modtage sikker digital post direkte fra Outlook – uanset kanal – med fuld sporbarhed, dokumentation og overholdelse af gældende lovkrav. Resultatet er enklere processer, færre fejl og en mere effektiv håndtering af al jeres vigtige digitale kommunikation.

Er I klar til Digital Post i Outlook? Tag fat i en af vores specialister, eller book en demo – så giver vi jer en konkret gennemgang af løsningen og jeres muligheder.

Ofte stillede spørgsmål

Ja. Integrationen bygger oven på eksisterende Microsoft-infrastruktur og kræver ikke et nyt mail-setup. DPG konfigureres via Exchange og Active Directory.

Eksisterende post i den offentlige postkasse påvirkes ikke. Integrationen håndterer fremadrettet post og kan konfigureres til at trække eksisterende post ind, afhængigt af opsætning.

DPG Sikker Post understøtter New Outlook via Office Add-In. Læs mere om Outlook Office Add-In.

Digital Post er den fællesoffentlige infrastruktur. e-Boks og mit.dk er de borgerfacerende frontends. DPG integrerer begge — afsendelse via Digital Post kan nå modtagere i både e-Boks og mit.dk.

Se priser og pakker på sikker-post.dk/pris-dpg-sikker-post eller book en demo for en konkret vurdering af jeres behov.

Klar til Digital Post i Outlook? Tal med en af vores specialister.

Kontakt os via formularen, giv os et ring på tlf. 70 20 62 80 eller e-mail os på salg@sikker-post.dk og vi hjælper dig i mål med Digital Post.

    Ved at indsende denne formular giver du samtykke til, at Timengo DPG må behandle de personoplysninger, du har indtastet for at kunne håndtere din henvendelse. Læs mere om dine rettigheder, samt hvordan du kan kontakte Timengo DPG og/eller klage i vores persondatapolitik.
  • Hidden