SikkerPost-løsning

SikkerPost-løsning er det ikke en opgave for IT? Nej, det er faktisk noget flere afdelinger i din virksomhed bør tage stilling til. HR, Marketing, Jura og Økonomi modtager og behandler hver dag både persondata og personfølsomme oplysninger.

Hvad er persondata?

Det er alle de oplysninger, der kan føres tilbage til bestemte personer. Det kan være din kunders e-mailadresser, når de tilmelder sig nyhedsbrevet. Det kan være deres købshistorik eller tøjstørrelse. CPR-numre på medarbejdere, privatadresser eller deres kontooplysninger.

 

Din HR-chef svømmer i persondata

I HR ligger der mange opgaver inden for både kommunikation med private ansatte og jobansøgere – herunder kontrakter, CV og jobansøgninger. CPR-numre er personfølsomme data – og når en ansøger sender en ansøgning, så er det ofte via en simpel e-mail eller igennem et ansøgningssystem, hvor jeres virksomhed opbevarer oplysningerne.

Samtidig kommunikerer din HR-chef også med offentlige instanser som kommuner, når det drejer sig om fx sygegodtgørelse eller barselspenge. Det betyder, at HR skal sende personfølsomme oplysninger som CPR-numre og helbredsmæssige oplysninger om en medarbejders sygdom videre til kommunen eller Udbetaling Danmark.

 

Økonomiafdelingen kender dine bankoplysninger og sygedage

Din økonomiafdeling ved, hvad alle dine medarbejdere får i løn, CPR-numre, bankoplysninger, hvor de bor og hvor mange sygedage, de har. Det er mange personlige oplysninger, der skal udveksles med eksterne samarbejdspartnere som fx Danløn og e-Boks.

Din økonomiafdeling sender dine medarbejderes lønsedler via e-Boks og skal på den måde kunne sende oplysningerne sikkert til private CPR-numre. Det kræver en sikker postløsning, som gør dig tryg ved transporten af dine medarbejderes løntal, CPR-numre og privatadresser.

 

I Jura knokler de med personalejura, opsigelser og fratrædelser

Dine jurister har overblikket over personalejuraen, herunder medarbejderkontrakter, ansættelsesophør, overenskomster og forskellige personsager. Det omfatter bl.a. behandling af personlige oplysninger som privatadresser, løninformationer og CPR-numre.

 

Marketing indsamler kundedata til nyhedsbrevet

Marketing indsamler e-mailadresser og telefonnumre på kunderne i jeres nyhedsbrevsdatabase og til events.  Du skal være sikker på, at din Marketingafdeling sletter kunder, som ikke vil modtage information og markedsføring – og at personlige oplysninger ikke bliver opbevaret længere end 6 måneder medmindre kunderne giver aktivt samtykke til det.

 

GDPR stiller skærpede krav

Efter GDPR forordningen trådte i kraft i 2018, er reglerne blevet strammet, i forhold til hvordan og hvor længe du må opbevare persondata. Derfor skal du være sikker på din kommunikation med både private og offentlige virksomheder er krypteret og sikker – og overholder GDPR.

 

Kan du sige ja til følgende spørgsmål:

  • Modtager du post fra virk.dk?
  • Skal du sende post til private e-mailadresser, CPR-numre eller CVR-numre?
  • Håndterer din HR-afdeling ansøgninger, sygegodtgørelse og medarbejderkontrakter?
  • Sender din økonomiafdeling lønsedler via e-Boks og andre samarbejdspartnere?

 

Hvis du kan sige ja til flere af spørgsmålene, skal du have en SikkerPost-løsning for at overholde GDPR.

 

Læs mere om DPG, hvor du både kan sende sikker post via e-Boks og modtage post fra virk.dk direkte i din Outlook.

Comments are closed.