Dokumentation er ikke længere “nice to have” – det er et krav
Derfor er bevis for din kundekommunikation afgørende
Måske genkender du oplevelsen af at have overset en rykker i en travl hverdag. Men indimellem skyldes det, at rykkeren faktisk aldrig er modtaget. Måske er den gået tabt i det digitale system, måske er den havnet i spam, eller måske slet ikke blevet sendt korrekt. Det er ikke altid dig som forbruger der er “problemet” – og netop derfor er det vigtigt, at virksomheder kan dokumentere, at deres vigtige beskeder virkelig er nået frem til modtageren.
Landsretsdom slår fast – afsender har bevisbyrden for leveret kommunikation
Den seneste dom fra Landsretten i sagen mellem Europark og en privatbilist sender et klart signal. Det er afsenderens ansvar at dokumentere, at vigtig information faktisk er leveret og modtaget.
Som FDM, interesseorganisation for bilejere, understreger i forbindelse med sagen, at det ikke er nok at sige, man har sendt noget – man skal kunne bevise, at det er nået frem. [dr.dk]
Europark-sagen har konsekvenser – ikke kun for parkeringsselskaber, men for alle virksomheder og organisationer, der kommunikerer digitalt eller fysisk med kunder, borgere, patienter eller medlemmer.
Paralleller til virksomheders digitale kundekommunikation
Landsrettens dom viser, hvor hurtigt en sag kan få et udfald, der kan få betydelige konsekvenser for virksomheden, hvis der ikke kan fremlægges tilstrækkelig dokumentation. I Europarksagen kunne selskabet ikke bevise, at rykkerne var blevet modtaget – selvom de mente at have sendt dem.
Selvom leveringsdata blev opbevaret i tre måneder, blev de ikke udnyttet rettidigt til at dokumentere forsendelserne, hvilket blev afgørende for rettens afgørelse.
Dette illustrerer et generelt princip – hvis kommunikationen ikke kan dokumenteres, findes den juridisk ikke.
For virksomheder betyder det:
- Man skal kunne bevise afsendelse
- Man skal kunne bevise modtagelse
- Man skal kunne lagre dokumentation tilstrækkeligt længe
- Man skal have styr på sine systemer og processer – ikke kun sine intentioner
I en verden med stigende digitalisering og skærpet forbrugerbeskyttelse er dette krav kun blevet vigtigere.
Hvad betyder dokumentationskravet for dig som virksomhed?
Når du kommunikerer digitalt – især i situationer hvor der kan opstå tvister, frister eller gebyrer – bliver dokumentation en del af virksomhedens risikostyring.
Fordele for virksomheden:
- Juridisk sikkerhed. Du kan bevise, at du har overholdt dine forpligtelser
- Reduceret risiko for tabssager. Sager som Europarkdommen kunne være undgået med korrekt/rettidig dokumentation
- Bedre kundeoplevelse. Korrekt dokumenteret kommunikation giver gennemsigtighed og styrker tilliden til din virksomhed
- Compliance. Mange love kræver dokumenterbar kommunikation – fx bogføringsloven, GDPR og sektorspecifik lovgivning
Fordele for dine kunder:
- Tryghed i, at deres rettigheder respekteres
- Klare bevislinjer, hvis der opstår uenigheder
- Mulighed for selv at tilgå kommunikation digitalt
Kundeoplevelse og compliance hænger tæt sammen, når det handler om sikker og dokumenteret kundekommunikation.
Digital dokumentation – e-Boks, mit.dk og sikre kommunikationskanaler
Dommen viser tydeligt, hvorfor digitale leveringsspor er vigtige. Europarksagen peger direkte på brugen af e-Boks eller mit.dk, hvor virksomheder får en entydig leveringskvittering og dermed en verificerbar dokumentation for levering til modtageren.
Digitale platforme som:
- e-Boks
- mit.dk
- Sikker digital post via godkendte platforme
… giver både afsender og modtager langt større sikkerhed end almindelige breve eller ikke loggede e-mails.
Når dokumentation er lovkrav
Hvis din virksomhed er underlagt bogføringsloven, GDPR, sundhedslovgivning, finansiel regulering eller andre sektorkrav, er dokumentationen ikke bare god praksis – det er et lovkrav.
Du skal kunne dokumentere:
- Hvad der er sendt
- Hvornår det er sendt
- Hvilken version der er sendt
- Hvem der har modtaget det
Og du skal kunne gemme dokumentationen i flere år
Her er det afgørende at vælge kommunikationsløsninger, der understøtter lovpligtig logning, sporbarhed og langtidsarkivering.
DPG Sikker Post – integrationshubben der sikrer dokumenterbar digital kommunikation
Sikkerpost fungerer som den samlede kommunikations-hub, der binder virksomheders og organisationers digitale kommunikation sammen – både internt og eksternt – inkl. digital post via eBoks og mit.dk.
Løsningen tilbyder:
- Automatisk logning af al kommunikation
- Standard 90 dages lagring med mulighed for tilkøb af langtidslagring.
- Et samlet overblik over afsendelser og modtagelser
- Integrationsmuligheder til eksisterende IT-systemer
- Ensartede processer for alle digitale kanaler
Det betyder, at du kan:
- Dokumentere, at kundekommunikation er afsendt og leveret
- Overholde lovgivning uden ekstra manuelle processer
- Minimere risikoen for tvister og bøder
- Styrke kundetillid og professionalisme
Med DPG Sikker Post får du en kommunikationsmotor, der automatiserer dokumentation, sporbarhed og sikkerhed – uden at gå på kompromis med effektiviteten.
Sikker digital kommunikation
Kontakt os på tlf. 70 20 62 80 eller e-mail salg@sikker-post.dk og vi hjælper dig med at gennemgå jeres nuværende opsætning og sikrer, at din virksomhed overholder alle krav til sikker digital kommunikation.