Hvad er en e-Boks integration?

En e-Boks integration forbinder virksomhedens egne systemer med e-Boks, så medarbejdere kan sende Digital Post direkte fra deres normale arbejdsgange.

I stedet for at medarbejderen skal eksportere dokumenter, logge ind på e-Boks og gennemføre afsendelsen manuelt, kan hele processen ske direkte fra Outlook eller et fagsystem.

Resultatet er en enklere arbejdsgang, hvor brugeren bliver i sit normale miljø, mens integrationen håndterer den tekniske kommunikation med e-Boks.

For organisationer med mange daglige forsendelser kan det spare betydelig administration og samtidig mindske risikoen for manuelle fejl.

Derfor vælger virksomheder at integrere e-Boks med Outlook

Outlook er arbejdspladsens primære kommunikationsværktøj. Når medarbejdere allerede arbejder her, giver det mening at lade Digital Post være en naturlig del af samme workflow.

Med en e-Boks integration betyder det blandt andet, at medarbejdere kan:

• sende Digital Post direkte fra Outlook
• vedhæfte dokumenter uden ekstra arbejdsgange
• vælge den rigtige afsendelseskanal uden at skifte system

Det betyder samtidig, at organisationen kan standardisere arbejdsgangene og sikre, at medarbejderne anvender den korrekte kommunikationskanal.

Hvornår giver e-Boks mest værdi?

e-Boks er særligt relevant, når organisationen har behov for sikker og dokumenterbar kommunikation med borgere eller virksomheder.

Det gælder eksempelvis ved:

• kontrakter og aftaler
• afgørelser og myndighedskommunikation
• lønsedler og HR-dokumenter

I disse situationer er det ikke kun vigtigt, at indholdet sendes sikkert. Organisationen har ofte også behov for dokumentation for afsendelsen og en kanal, som modtageren allerede anvender.

e-Boks, Digital Post og mit.dk – hvordan hænger det sammen?

Mange bruger begreberne e-Boks, Digital Post og mit.dk i flæng, men de dækker ikke over det samme.

Digital Post er den fællesoffentlige infrastruktur for sikker digital kommunikation. e-Boks og mit.dk er to forskellige postløsninger, som borgere og virksomheder kan vælge at modtage Digital Post i.

For virksomheder handler det derfor ikke om at vælge mellem e-Boks eller Digital Post. e-Boks er en adgang til Digital Post og fungerer som modtagerens digitale postkasse.

Hvilke organisationer har størst gavn af e-Boks?

Behovet for e-Boks integration findes i mange brancher, men særligt organisationer med store mængder dokumentbaseret kommunikation har gavn af løsningen.

Det gælder blandt andet:

• advokatfirmaer
• kommuner
• sundhedsorganisationer

Derudover anvender mange HR-afdelinger, fagforeninger og private virksomheder e-Boks til sikker afsendelse af kontrakter, lønsedler og anden fortrolig kommunikation.

e-Boks som en del af Microsoft 365

Organisationer med mange daglige forsendelser ønsker ikke endnu et system, medarbejderne skal lære at bruge. Derfor giver det stor værdi, når e-Boks integreres direkte med Microsoft 365.

Med en integreret løsning kan medarbejderne fortsætte deres arbejde i Outlook, mens afsendelsen til e-Boks håndteres automatisk i baggrunden.

Det reducerer antallet af manuelle trin og gør sikker digital kommunikation til en naturlig del af arbejdsdagen.

Derfor vælger virksomheder en integreret løsning

Den største gevinst ved en e-Boks integration er sjældent selve teknologien. Gevinsten ligger i arbejdsgangene.

Når medarbejdere kan sende Digital Post direkte fra Outlook, bliver løsningen lettere at anvende korrekt. Det reducerer behovet for oplæring, mindsker risikoen for fejl og giver en mere ensartet håndtering af virksomhedens digitale kommunikation.

For organisationer med mange daglige forsendelser kan selv små effektiviseringer give en betydelig administrativ besparelse over tid.