Implementering af DPG – Proces beskrivelse
Som ny kunde på en hvilket som helst IT system, kan det være vanskeligt at overskue den proces man skal igennem inden løsningen fungerer og er fuldt integreret i den eksisterende IT drift. Når systemet omhandler sikker e-mail og/eller EBOKS/digital post, betyder det også ofte, at I skal ændre i arbejdsprocesser . DPG løsningen kan også have indflydelse på Jeres GDPR arbejde og de tilpasninger som det kræver til processer mv..
For at hjælpe med at gøre implementeringen af DPG – og derved sikker e-mail – så overskuelig som muligt, har Timengo udarbejdet en implementeringsproces, der sikrer en hurtigt og effektiv implementeringen. Denne proces er baseret på de erfaringer vi har samlet fra vores kunder, og er overordnede beskrevet på denne side.
1. De overordnede trin i implementeringsprocessen
Den samlede proces består af tre trin eller faser. Disse starter når I har besluttet jer for at benytte DPG til at håndtere sikker post, og slutter først når løsningen er overgået til Service leverance. Nogle gange skal man genbesøge et trin for at lave ændringer, og der er også meget stor forskel på, hvor meget de enkelte trin fylder i den samlede proces. De tre overordnede trin i implementeringsprocessen er:
1. En managed Service
DPG er en Managed Service så derfor har vi fokus på at få sat Jer i gang på en hurtig og smidig måde. Vi arbejder altid med 3 Faser: Salg & Accept, Transition, Managed Service. Det betyder at altid gør tingene på samme måde og sikrer at vi har alt information på rette tidspunkt, systematisk transition og en hurtig overgang til Managed Service. Følgende diagram viser vores standard proces: 
2. Fase 1 – Kundens Opgaver
Fase 1 i implementeringsprocessen for DPG starter inden implementering. Her sikrer vi, at I har de nødvendige informationer system og adgang til rådighed, så vi kan få Jer smidigt ombord på DPG. Følgende liste beskriver kundens opgaver i Fase 1:
| Opgave | Beskrivelse |
| Certifikater | De nødvendige NemID certifikater skal bestilles og hentes ned fra Nem-ID. Certifikater skal sendes til servicecentret, via https://www.sikker-post.dk/onboard |
| Brugere | Der skal laves en Active Directory gruppe for hver sikre postkasse, hvor relevante brugere indmeldes |
| Mailadresser | Kunden skal beslutte hvilke sikkerpostkasse navne der skal anvendes ex sikkerpost@kundedomain.dk, for hver funktionspostkasse, der indgår i deres DPG service aftale. |
| Outlook add-in | Hvis i ønsker at rulle send sikker add-in ud til Outlook brugere skal MSI pakken rulles ud og installeres på hver brugers PC. Bemærk: Dette er ikke krævet, og i de fleste tilfælde ikke relevant for private virksomheder. |
Tabellen kan bruges som checkliste. Først når vi har alt parat, og har sat alle ”fluebenene” på listen, går vi videre til næste trin, som er transition.
3. Fase 2 – Transition
Når de indledende forberedelser er gjort ordentligt, bliver selve transitionen udført på meget kort tid. Timengo har ansvaret i denne fase og den Teknisk Ansvarlige støtter fra kundens side. Transitionen sikrer at funktionspostkasser er rigtigt opsat, at brugere har adgang, Tunnel mail mv er konfigureret korrekt. Når transitionen er gennemført er Kunden klar til at tage DPG i brug.
4. Fase 2 – Kunde tilpasninger
Hvis I har særlige behov for integrationer, sub domæner mv der går ud over en standard transition bliver disse udført i forbindelse med Fase 2. Ændringer vil være beskrevet i kundens DPG Serviceaftale.
Tilpasningsbehov kan også opstå efter virksomheden begynder at bruge DPG. I disse tilfælde vil Timengo DPG konsultere med Jer og give Jer et tilbud på de tilpasninger der er nødvendige. Denne type Change request håndteres igennem Service desk systemet.
Det er meget forskelligt hvor lang tilpasnings fasen er. Har man f.eks. mange CVR numre, hvor man starter forfra med oprettelsen af certifikater osv. kan det godt tage et stykke tid. For andre varer denne fase kun et par dage, fordi man bare skal have én sikker postkasse, som måske ikke skal bruges så ofte.
5. Fase 3 Managed Service – Overgang til drift
Når vi overgår til managed service overtager DPG Servicecentret og håndterer teknik og support. Sammen med den Teknisk Ansvarlige sikrer vi at i kommer på vores Service management system. I overgangen er det vigtigt at Jeres egen Helpdesk har sat sig ind i løsningen og er klar til bruger henvendelser. DPG managed Service inkluderer ikke bruger support, men fungerer som 2nd level i forhold til Jeres nuværende support.
Følgende opgaver/rutiner er også vigtige at få forankret i Jeres organisation:
- Hvordan håndteres fornyelse af certifikater, inklusiv opbevaring af password’s til funktionspostkasser.
- Brugeruddannelse skal fastlægges.
- Ansvar for DPG: Hvem skal medarbejdere go til hvis de har nye behov, krav mv. til området.
Plads til forandring
Efter I er overgået til managed Service vil der opstå nye behov, både i Jeres virksomhed, men også drevet af ændringer i lovgivning mv. Alle ændringer der tilpasser kravene til sikker og digital Post på det teknisk niveau er dækket af Jeres Service betaling – Det håndterer Timengo og det stilles automatisk til rådighed for Jer.
Hos Timengo har vi, efter at have arbejdet med mange forskellige kunder om implementering af sikker post, set nogle trends for, hvad der sker i en virksomhed, når denne kommunikationsform bliver indført. Nedenfor er et par eksempler på de områder det er godt at være opmærksom på.
- Få rutiner på plads til håndtering af certifikater.
- Find ud af hvordan I håndterer både digital post og sikker e-mail (virk.dk, e-Boks mv.).
- Find det rigtige antal sikre postkasser – én er ikke altid det rigtige antal.
- Vær ikke bange for at give brugerne adgang til at sende sikker e-mail.
- Overvej om I kan sende sikker e-mail eller E-BOKS beskedder i stedet for fysisk post.
- Overvej jeres arbejdsgange og hvordan de kan/skal tilpasses til en mere digital hverdag.
Timengo tilbyder rådgivning i forbindelse med alle typer opgaver omkring sikker og digital Post også organisatorisk implementering, bruger træning og intern kommunikation.